Het is een halfuur voor de persconferentie. Correcties op het persbericht komen vanuit vier verschillende hoeken binnen. Vier verschillende documenten; één kans om het goed te doen.
-54e3ca-original-1601388627.jpg?width=5744&height=3829&name=366146-VisitKortrijk2020_reeks1%20(80%20van%20118)-54e3ca-original-1601388627.jpg)
Voordat het stadsbestuur van Kortrijk, een stad van 81.000 inwoners in het noorden van België, overstapte op de software van PR.co, waren dit precies de stressvolle situaties waarmee Seel Seynhaeve regelmatig te maken had.
“Onze werkwijze was nogal chaotisch en tijdrovend,” licht de persverantwoordelijke van de stad toe. “We hadden dringend behoefte aan één centrale en veilige plek voor onze perscommunicatie. Het PR.co-platform biedt ons nu veel meer controle en rust in onze workflow.”
Met veel dankbaarheid kijk ik terug op het vertrouwen dat het stadsbestuur mij gaf om dit waardevolle middel in de organisatie te mogen invoeren.
Via de PR.co-newsroom van Kortrijk kunnen Seel en haar team persberichten achteraf aanvullen met de officiële foto's die tijdens evenementen zijn genomen.
Hiermee zorgt de stad ervoor dat zij niet concurreert met pers- en freelancefotografen die hun inkomen halen uit deze beelden.
Het mooiste van alles? Hoewel de inwoners van Kortrijk een speciale nieuwsbrief ontvangen, kiezen sommigen er nu ook voor zich aan te melden voor mediaberichten, zodat ze stadsupdates rechtstreeks vanuit de bron ontvangen.
“Als lokaal bestuur streven we naar transparante en heldere communicatie met onze inwoners én lokale journalisten, die ons nieuws verder verspreiden,” zegt Seel.
“Wij geloven in de kracht van een sterk intern én extern netwerk. De newsroom sluit hier naadloos op aan. Het is niet alleen gebruiksvriendelijk voor ambtenaren, maar ook een toegankelijk en betrouwbaar instrument voor journalisten.”
Geïnspireerd door Stad Ghent
Seel kwam voor het eerst in aanraking met PR.co toen een bekende, die bij de stad Gent in de communicatie werkte, haar over het softwareplatform vertelde. Gent was de eerste gemeente die met PR.co aan de slag ging. Ondertussen zijn Gent en Kortrijk slechts twee voorbeelden van overheidsorganisaties die PR.co inzetten om hun communicatie transparant en efficiënt te organiseren.
Voor de overstap naar PR.co’s oplossing, konden communicatiemedewerkers van Kortrijk in de verleiding komen om conceptpersberichten vooraf in te kijken, wat het risico op lekken verhoogde.
“Nu hebben alleen de burgemeester en ik inzage in alle persberichten.Voor elk nieuw project wijs ik specifieke personen aan die aan het document werken,” zegt Seel.
Deze groep bestaat uit ongeveer 40 schrijvers binnen de organisatie en 10 inhoudelijke experts die werkzaam zijn aan de politieke zijde van het gemeentebestuur.
PR.co integreert naadloos met de politieke en administratieve processen van de stad en verenigt beide afdelingen effectief binnen één systeem.
Efficiëntie, gebruiksgemak en betere samenwerking
Naast functionaliteiten zoals eenvoudige versiecontrole en de mogelijkheid om persberichten achteraf aan te passen of te corrigeren, waardeert Seel PR.co voor het volgende:
Efficiëntiewinst
De eerste verandering die het persteam van de stad opmerkte, was de veel snellere reactietijd bij crisissituaties.
“We zijn regelmatig bezig met crisiscommunicatie,” zegt Seel.
Als er bijvoorbeeld een groot gaslek of een brand is dan zorgt Het PR.co-systeem ervoor dat we minder persoonlijk hoeven af te stemmen en geen tijd verliezen aan technische voorbereidingen. We werken gewoon met ons systeem, waarin alles naadloos op elkaar aansluit
Intuïtieve interface
Aanvankelijk waren medewerkers van Kortrijk terughoudend om weer een nieuw systeem te leren kennen, maar al snel ontdekten ze hoe intuïtief de PR.co-software is.
Binnen het uitgebreide team van administratief en politiek personeel, dat door politieke cycli regelmatig wisselt en meerdere softwarepakketten moet beheersen, was dit een broodnodige functionaliteit.
Met een beetje begeleiding kunnen gebruikers direct aan de slag op het platform,” zegt Seel.
Je zou denken dat een collega die eens in de drie maanden een persbericht helpt opstellen helemaal opnieuw zou moeten beginnen, maar zij pikken het snel weer op.
Krachtige samenwerking
Op basis van feedback van Seels team introduceerde PR.co een ‘out-of-office’-functie voor gebruikers.
"Soms stuurde je een bericht in de chat en hoorde je pas drie dagen later via een collega dat die persoon ziek was of op vakantie. Als je meteen kunt zien wie afwezig is, weet je direct wie je het beste kunt toevoegen aan het team dat aan een bericht werkt."
Nog meer voordelen
Naast deze grote verbeteringen wijst Seel ook op andere functies van PR.co die een waardevolle rol spelen in het communicatie-ecosysteem van de stad.
Nieuwsberichten worden automatisch gearchiveerd, waardoor je historische content eenvoudig kunt terugvinden op jaar of zoekterm. “Ik dacht dat dit vooral handig zou zijn voor journalisten. Maar ook intern blijkt het verrassend vaak van pas te komen. Ik had niet verwacht dat we er zó intensief gebruik van zouden maken.”
Eenvoudig kopiëren en plakken
Omdat journalisten het persbericht met één klik kunnen kopiëren, ziet Seel haar teksten regelmatig letterlijk terug in breaking news. Die berichten verschijnen als voorlopige publicatie, terwijl journalisten intussen verder schrijven aan hun eigen verhaal.
Duidelijke copyrightinstructies
Om juridische problemen te voorkomen, vermelden Seel en haar team altijd duidelijk het auteursrecht bij elke afbeelding. De bron wordt eenvoudig toegevoegd aan het bijschrift of de bestandsnaam, zodat er geen misverstanden ontstaan.
Overheidscommunicatie: Belangrijkste inzichten
Kortom, de persruimte van Kortrijk is een uitstekend voorbeeld van de veelzijdigheid van PR.co’s software: van het consistent publiceren van lokaal overheidsnieuws tot het soepel faciliteren van grootschalige mediacampagnes.De overstap naar PR.co heeft het workflowproces rond persberichten gestroomlijnd, de samenwerking en transparantie verbeterd, en de communicatie van Kortrijk efficiënter en veiliger gemaakt. Medewerkers, journalisten én inwoners profiteren hier nu dagelijks van.
Wil je ook perscommunicatie moeiteloos maken voor jouw team en gemeenschap? Sluit je aan bij het groeiende aantal lokale overheden dat vertrouwt op PR.co. Vraag vandaag nog je demo aan.
